Pogodba o obdelavi podatkov (DPA)

POGODBA O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV Data Processing Agreement (DPA) Zadnja posodobitev: 19.08.2026 Ta Pogodba o obdelavi osebnih podatkov (v nadaljevanju: »DPA«) ureja obdelavo osebnih podatkov, ki jo ponudnik storitve Pomocnik.net izvaja za naročnika pri zagotavljanju storitve. DPA je sestavni del pogodbenega razmerja med ponudnikom Pomocnik.net in naročnikom. 1. Pogodbeni stranki 1.1. Obdelovalec Aleja 8, Oglaševalske storitve, Saša Dolinšek s.p. Trg svobode 32 1420 Trbovlje Slovenija Matična številka: 9971254000 Davčna številka: 38439174 E-pošta: info@pomocnik.net (v nadaljevanju: »Obdelovalec« oziroma »Pomocnik.net«) 1.2. Upravljavec Upravljavec je podjetje oziroma organizacija, ki uporablja Pomocnik.net in določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov, ki jih vnese v storitev. Podatki o Naročniku so navedeni v uporabniškem računu oziroma naročniškem razmerju. (v nadaljevanju: »Upravljavec« oziroma »Naročnik«) 2. Vloga pogodbenih strank Naročnik je za osebne podatke, ki jih v okviru uporabe Pomocnik.net vnese v sistem, praviloma upravljavec osebnih podatkov. Pomocnik.net je za te osebne podatke obdelovalec osebnih podatkov. Pomocnik.net osebne podatke obdeluje v imenu Naročnika in v skladu z njegovimi dokumentiranimi navodili. Naročnik določa namene in sredstva obdelave ter je odgovoren za zakonitost obdelave osebnih podatkov, ki jih vnese v Pomocnik.net. 3. Predmet in trajanje obdelave Predmet obdelave je zagotavljanje storitve Pomocnik.net in njenih funkcionalnosti. Obdelava osebnih podatkov vključuje zlasti: • zbiranje in vnos podatkov v sistem, • shranjevanje podatkov, • organiziranje podatkov, • prikazovanje podatkov, • iskanje po podatkih, • urejanje in brisanje podatkov, • obdelavo dokumentov in prilog, • obdelavo fotografij, • obdelavo glasovnih sporočil in njihovih zapisov, • zagotavljanje uporabniških funkcionalnosti, • zagotavljanje tehnične podpore, • zagotavljanje varnosti in delovanja storitve, • izdelavo in uporabo varnostnih kopij, • odpravljanje tehničnih napak, • druge postopke, ki so potrebni za zagotavljanje storitve. Obdelava traja ves čas trajanja naročniškega razmerja. Po prenehanju naročniškega razmerja se osebni podatki obravnavajo v skladu z 12. členom tega DPA. 4. Namen obdelave Osebni podatki se obdelujejo za naslednje namene: • zagotavljanje storitve Pomocnik.net; • izvajanje funkcionalnosti, ki jih uporablja Naročnik; • shranjevanje in upravljanje podatkov Naročnika; • zagotavljanje uporabniške in tehnične podpore; • zagotavljanje varnosti storitve; • preprečevanje zlorab in nepooblaščenega dostopa; • odpravljanje tehničnih napak; • zagotavljanje delovanja in vzdrževanja storitve; • izpolnjevanje zakonskih obveznosti, ki se nanašajo na Obdelovalca. Obdelovalec osebnih podatkov Naročnika ne uporablja za svoje lastne namene, ki niso povezani z zagotavljanjem storitve Pomocnik.net. Če je Obdelovalec zaradi zakonske obveznosti dolžan osebne podatke obdelovati tudi za drug namen, o tem Naročnika pred obdelavo obvesti, razen če veljavna zakonodaja takšno obvestilo prepoveduje. 5. Vrste osebnih podatkov Naročnik lahko v Pomocnik.net vnese različne vrste osebnih podatkov, odvisno od svoje uporabe storitve. Ti lahko vključujejo zlasti: • ime in priimek, • telefonsko številko, • e-poštni naslov, • naslov, • podatke o podjetju, • podatke o zaposlenih, • podatke o strankah, • podatke o poslovnih partnerjih, • podatke o dobaviteljih, • podatke o izvajalcih in podizvajalcih, • podatke o delovnih nalogah, • termine, • opombe, • statuse dela, • fotografije, • dokumente in priloge, • glasovna sporočila, • besedilne zapise glasovnih sporočil, • druge osebne podatke, ki jih Naročnik vnese v sistem. Naročnik sam določa, katere osebne podatke bo vnesel v Pomocnik.net. 6. Kategorije posameznikov Osebni podatki se lahko nanašajo na: • zaposlene in sodelavce Naročnika, • stranke Naročnika, • potencialne stranke, • poslovne partnerje, • dobavitelje, • izvajalce, • podizvajalce, • kontaktne osebe, • druge osebe, katerih podatke Naročnik vnese v Pomocnik.net. 7. Navodila Naročnika Obdelovalec obdeluje osebne podatke samo na podlagi dokumentiranih navodil Naročnika, vključno z navodili glede prenosa osebnih podatkov v tretje države. Navodila Naročnika so lahko podana v okviru pogodbenega razmerja, uporabniškega računa, funkcionalnosti Pomocnik.net, zahtevka za podporo, elektronske pošte ali drugega dokumentiranega načina komunikacije. Če Obdelovalec meni, da je določeno navodilo Naročnika v nasprotju z GDPR ali drugo veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov, o tem Naročnika nemudoma obvesti. 8. Zaupnost Obdelovalec zagotovi, da imajo do osebnih podatkov dostop samo osebe, ki takšen dostop potrebujejo za izvajanje svojih nalog. Osebe, ki so pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, so zavezane k zaupnosti oziroma jih k zaupnosti zavezuje ustrezna zakonska obveznost. Obdelovalec zagotovi, da se osebni podatki ne razkrivajo osebam, ki za dostop do njih niso pooblaščene. 9. Varnost obdelave Obdelovalec izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev ustrezne ravni varnosti osebnih podatkov glede na tveganje. Ukrepi vključujejo zlasti: • nadzor in upravljanje dostopa do osebnih podatkov, • omejevanje dostopa na pooblaščene osebe, • upravljanje uporabniških pravic, • zaščito komunikacije med uporabniki in sistemi, • uporabo mehanizmov za avtentikacijo, • zaščito sistemov pred nepooblaščenim dostopom, • varnostne posodobitve in vzdrževanje sistemov, • ukrepe za zagotavljanje razpoložljivosti podatkov, • varnostne kopije in mehanizme za obnovitev podatkov, • postopke za obravnavo varnostnih incidentov, • ukrepe za preprečevanje nepooblaščenega razkritja, spremembe ali izgube podatkov. Obdelovalec glede na razvoj tehnologije, naravo obdelave in tveganja po potrebi posodablja tehnične in organizacijske ukrepe. 10. Podobdelovalci Naročnik Obdelovalcu daje splošno pisno dovoljenje za uporabo podobdelovalcev, ki so potrebni za zagotavljanje storitve Pomocnik.net. Med ponudniki, ki se uporabljajo za zagotavljanje storitve, so zlasti: • Supabase – podatkovna baza in podatkovna infrastruktura; • Vercel – gostovanje in infrastruktura spletne aplikacije; • Hostinger – elektronska pošta; • Stripe – plačilne storitve. Obdelovalec lahko vključi nove podobdelovalce ali zamenja obstoječe podobdelovalce, kadar je to potrebno za zagotavljanje, vzdrževanje, varnost ali razvoj storitve. O vsaki nameravani vključitvi ali zamenjavi podobdelovalca Obdelovalec Naročnika predhodno obvesti. Naročnik lahko zoper vključitev novega podobdelovalca ali njegovo zamenjavo ugovarja iz razlogov, povezanih z varstvom osebnih podatkov. Obdelovalec zagotovi, da ima vsak podobdelovalec, ki obdeluje osebne podatke Naročnika, z Obdelovalcem sklenjeno pogodbo ali drug zavezujoč pravni akt, ki mu nalaga enake obveznosti glede varstva osebnih podatkov, kot jih določa ta DPA v razmerju med Naročnikom in Obdelovalcem. Obdelovalec ostane Naročniku odgovoren za izpolnjevanje obveznosti podobdelovalcev v skladu z GDPR. 11. Prenosi osebnih podatkov v tretje države Obdelovalec osebnih podatkov v tretjo državo ne prenaša brez pravne podlage, ki jo za takšen prenos zahteva GDPR. Če je za prenos osebnih podatkov v tretjo državo potrebna posebna zaščita, se uporabi ustrezen mehanizem iz poglavja V GDPR, zlasti: • sklep Evropske komisije o ustreznosti, • standardne pogodbene klavzule Evropske komisije, • drug mehanizem, ki ga dovoljuje GDPR. Obdelovalec zagotovi, da se pri uporabi podobdelovalcev upoštevajo pravila GDPR glede prenosa osebnih podatkov v tretje države. 12. Vračilo in izbris osebnih podatkov Po prenehanju naročniškega razmerja lahko Naročnik v obsegu in obliki, ki jo omogoča Pomocnik.net, pridobi oziroma izvozi svoje podatke. Po prenehanju zagotavljanja storitve Obdelovalec osebne podatke Naročnika na podlagi njegove izbire vrne ali izbriše, razen če veljavna zakonodaja zahteva njihovo nadaljnjo hrambo. Če Naročnik ne zahteva drugačnega ravnanja, se osebni podatki Naročnika po prenehanju pogodbenega razmerja izbrišejo najpozneje v roku 180 dni od prenehanja pogodbe, razen če: • njihovo nadaljnjo hrambo zahteva zakon; • je njihova hramba potrebna zaradi uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov. Če Naročnik zahteva izbris pred potekom 180 dni in za nadaljnjo hrambo ne obstaja zakonska obveznost ali druga veljavna pravna podlaga, se podatki izbrišejo v razumnem roku. Podatki, ki jih mora Obdelovalec zaradi zakonske obveznosti hraniti tudi po izbrisu uporabniških podatkov, se hranijo samo toliko časa, kot to zahteva zakon, in se ne uporabljajo za druge namene. Po poteku zakonsko zahtevanega obdobja hrambe se tudi ti podatki izbrišejo. 13. Pomoč pri uveljavljanju pravic posameznikov Obdelovalec Naročniku zagotovi razumno pomoč pri izpolnjevanju njegovih obveznosti v zvezi z zahtevami posameznikov glede njihovih osebnih podatkov. Pomoč lahko vključuje zlasti: • iskanje osebnih podatkov, • dostop do osebnih podatkov, • popravek podatkov, • izbris podatkov, • omejitev obdelave, • izvoz oziroma prenos podatkov, • druge postopke, ki jih omogoča Pomocnik.net. Naročnik je odgovoren za preverjanje identitete posameznika, za presojo njegove zahteve in za neposreden odgovor posamezniku. 14. Kršitve varstva osebnih podatkov Če Obdelovalec ugotovi kršitev varstva osebnih podatkov, ki vpliva na osebne podatke Naročnika, Naročnika o tem brez nepotrebnega odlašanja obvesti. Obvestilo vsebuje informacije, ki so Obdelovalcu v času obvestila na voljo, zlasti: • naravo kršitve, • kategorije oziroma približno število prizadetih podatkov, če je mogoče ugotoviti, • verjetne posledice kršitve, • ukrepe, ki so bili sprejeti ali se načrtujejo za odpravo oziroma omejitev posledic. Če vseh informacij ob prvem obvestilu še ni mogoče ugotoviti, jih Obdelovalec posreduje naknadno brez nepotrebnega odlašanja. Obdelovalec Naročniku pomaga pri izpolnjevanju njegovih obveznosti v zvezi s kršitvijo varstva osebnih podatkov. 15. Ocene učinka in posvetovanje z nadzornim organom Obdelovalec Naročniku zagotovi razumno pomoč pri izpolnjevanju njegovih obveznosti glede: • zagotavljanja varnosti obdelave, • obvestil o kršitvah varstva osebnih podatkov, • obveščanja posameznikov o kršitvah, • izvedbe ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov, • predhodnega posvetovanja z nadzornim organom, v obsegu, v katerem je takšna pomoč potrebna glede na naravo obdelave in informacije, ki jih ima Obdelovalec na voljo. 16. Dokazovanje skladnosti in revizije Obdelovalec Naročniku zagotovi informacije, ki so potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti iz člena 28 GDPR. Naročnik lahko preveri skladnost obdelave z določbami tega DPA. Preverjanje se praviloma izvede na podlagi dokumentacije, informacij o tehničnih in organizacijskih ukrepih, varnostnih poročil, certifikatov ali drugih razpoložljivih dokazil. Če informacije in dokumentacija niso zadostne za dokazovanje skladnosti ali obstaja utemeljen razlog za preverjanje skladnosti, lahko Naročnik zahteva revizijo oziroma pregled obdelave. Revizija: • se mora predhodno uskladiti z Obdelovalcem; • se izvede v razumnem obsegu in ob razumnem predhodnem obvestilu; • ne sme neupravičeno motiti delovanja storitve; • ne sme omogočati dostopa do podatkov drugih naročnikov; • ne sme neupravičeno razkrivati poslovnih skrivnosti ali varnostnih informacij, katerih razkritje bi lahko ogrozilo varnost sistema. Obdelovalec omogoči in sodeluje pri revizijah oziroma pregledih, ki jih izvede Naročnik ali njegov pooblaščeni revizor, v obsegu, ki je potreben za preverjanje skladnosti s tem DPA in členom 28 GDPR. Naročnik nosi svoje stroške revizije, razen če revizija ugotovi bistveno kršitev tega DPA s strani Obdelovalca. 17. Obveznosti Naročnika Naročnik je odgovoren za: • zakonitost obdelave osebnih podatkov, • določitev namenov obdelave, • zagotovitev ustrezne pravne podlage, • obveščanje posameznikov o obdelavi njihovih podatkov, • pravilnost osebnih podatkov, • določitev obdobja hrambe, • zakonitost podatkov, ki jih vnese v Pomocnik.net, • ustrezno upravljanje uporabniških računov in pravic svojih uporabnikov, • zagotavljanje, da ima pravico osebne podatke posredovati Obdelovalcu v obdelavo. Naročnik ne sme uporabljati Pomocnik.net za obdelavo osebnih podatkov na način, ki bi bil v nasprotju z veljavno zakonodajo. 18. Posebne vrste osebnih podatkov Pomocnik.net ni namenjen primarni obdelavi posebnih vrst osebnih podatkov iz člena 9 GDPR. Če Naročnik v Pomocnik.net vnese posebne vrste osebnih podatkov, je Naročnik odgovoren za zagotovitev ustrezne pravne podlage in izpolnitev vseh zakonskih obveznosti, ki veljajo za takšno obdelavo. Obdelovalec takšne podatke obdeluje izključno v okviru navodil Naročnika in funkcionalnosti storitve. 19. Lokacija in infrastruktura obdelave Za zagotavljanje Pomocnik.net se uporabljajo zunanje storitve in infrastruktura, vključno s: Supabase – podatkovna baza in podatkovna infrastruktura. Vercel – gostovanje in infrastruktura spletne aplikacije. Hostinger – elektronska pošta. Stripe – plačilne storitve. Osebni podatki se lahko obdelujejo tudi v infrastrukturi teh ponudnikov, kadar je to potrebno za zagotavljanje njihovih storitev. Za mednarodne prenose osebnih podatkov se uporabljajo določbe 11. člena tega DPA. 20. Spremembe podobdelovalcev Veljavni seznam podobdelovalcev je sestavni del tega DPA. Obdelovalec lahko seznam spremeni, če Naročnika o nameravani spremembi predhodno obvesti in mu omogoči ugovor v skladu z 10. členom tega DPA. Če Naročnik spremembi utemeljeno ugovarja in stranki ne najdeta ustrezne rešitve, lahko Naročnik odpove storitev oziroma pogodbo v delu, na katerega sprememba vpliva. 21. Prednost DPA Če so določbe tega DPA v nasprotju z določbami Splošnih pogojev Pomocnik.net glede obdelave osebnih podatkov, imajo glede vprašanj varstva osebnih podatkov prednost določbe tega DPA. 22. Trajanje in prenehanje DPA Ta DPA začne veljati z začetkom naročniškega razmerja oziroma začetkom obdelave osebnih podatkov Naročnika. DPA velja ves čas, ko Obdelovalec za Naročnika obdeluje osebne podatke. Po prenehanju naročniškega razmerja se osebni podatki izbrišejo oziroma vrnejo v skladu z 12. členom tega DPA. Določbe, ki se po svoji naravi uporabljajo tudi po prenehanju DPA, ostanejo v veljavi do izpolnitve obveznosti, na katere se nanašajo. 23. Veljavna zakonodaja Za ta DPA se uporablja pravo Republike Slovenije in pravo Evropske unije, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Za vprašanja, ki jih ta DPA ne ureja, se uporabljajo Splošni pogoji Pomocnik.net in veljavna zakonodaja. 24. Končne določbe Ta DPA predstavlja dogovor med Naročnikom in Obdelovalcem glede obdelave osebnih podatkov v okviru storitve Pomocnik.net. DPA se lahko sklene elektronsko, vključno s sprejemom Splošnih pogojev in DPA v okviru registracije ali naročila storitve. OBDELOVALEC Aleja 8, Oglaševalske storitve, Saša Dolinšek s.p. Trg svobode 32 1420 Trbovlje Slovenija Matična številka: 9971254000 Davčna številka: 38439174 E-pošta: info@pomocnik.net NAROČNIK Podatki Naročnika so navedeni v njegovem uporabniškem računu oziroma naročniškem razmerju.