Pogosta vprašanja

Registracija

Podjetje ustvari svoj uporabniški račun in ga aktivira z naročnino. Nato lahko v sistem doda zaposlene ter vsakemu določi ustrezen nivo dostopa.

Zaposleni se prijavijo z e-naslovom in PIN-kodo, ki jo določi podjetje. Uporabniški računi so službeni in dostope upravlja podjetje. Telefonska številka trenutno ni potrebna; uporabnost bo dobila v eni od naslednjih nadgradenj.

Teren ali Pisarna

Podjetje vsakemu zaposlenemu določi nivo dostopa: Teren ali Pisarna.

Teren uporablja mobilno aplikacijo, prilagojeno delu na terenu. Prek nje vidi svoje naloge, poroča o opravljenem delu, dodaja priponke in dokumente ter neposredno komunicira s Pisarno in Vodjo.

Pisarna uporablja nadzorno ploščo za organizacijo dela in komunikacijo s Terenom in Vodjo. Namenjena je predvsem tajnicam, dispečerjem, organizatorjem dela in administratorjem, ki skrbijo tudi za baze podatkov in dodajajo obvestila za Vodjo.

Kaj so kartice?

Kartice omogočajo spremljanje poteka del na terenu. Na enem mestu se zbirajo naloge, opravljeno delo, zamude, zapleti, sporočila, dokumenti in opomniki, povezani z delom in stranko. Kartica postane celotna zgodovina konkretnega dela.

Kartico ustvari Pisarna ali Vodja in jo dodeli terencu. Dodati je treba vsaj eno nalogo, nato pa lahko kartico vsi dopolnjujejo z novimi nalogami, priponkami, dokumenti, opomniki in sporočili.

Na primer: dispečer pri prevozu Ljubljana–Dortmund Pisarna doda potrebne listine, voznik pa na isti kartici poroča o poteku dela in dodaja dokumente ter fotografije. Delo na terenu je bistveno lažje obvladovati, če je omogočen pregled in ko je vse povezano na enem mestu. Prihranjeni so številni telefonski klici vsak dan in lažje je voditi.

Kaj se zgodi s podatki, če kartico izbrišem?

Podatki so koristne informacije za podjetje in ostanejo shranjeni tudi po izbrisu kartice, sicer bi s tem izgubili znanje, ki se je skozi čas in delo nabralo. Pomembne informacije ostanejo shranjene v bazi podjetja.

Na kartici se lahko shranijo tudi pomembne informacije o naročniku – navodila, posebnosti pri delu, dogovori ali drobne podrobnosti, ki jih je dobro vedeti ob naslednjem obisku.

Ko dodamo kartico za naročnika Hotel XRD, se ti zaznamki prikažejo avtomatsko na kartici tudi naslednjič. To je dobrodošla rešitev za ponavljajoča dela, recimo podjetja za urejanje okolja s košnjo zelenic, za upravnike zgradb, redne dostave po Sloveniji, čistilne servise, dimnikarje.

Niso samo navodila za delo, včasih so za poglabljanje odnosov s stranko uporabne tudi majhne pozornosti, ki lahko širše odprejo vrata, ko ti stranka presenečeno reče: »Madona, vi ste pa edini, ki se spomnite imena našega mačka«, potem ko jo ponovno obiščete po devetih mesecih. Deluje.

Šefova kartica je namenjena pomembnim obvestilom, opomnikom in drobnim informacijam, ki se pojavijo tekom dneva in zaradi katerih so bili prej potrebni telefonski klici.

Direktni klic z enim klikom

Preko kartice lahko Vodja s Pisarno komunicira in odgovarja, ali pa kar direktno pokliče osebo, katere telefon je pisarna prej vnesla. En klik, brez iskanja po imeniku. Priročno je.

Komunikacija med Terenom, Pisarno in Vodjo poteka neposredno prek tekstovnih ali glasovnih sporočil. Pri glasovnem sporočilu se govor samodejno pretvori v tekst, originalni posnetek pa se shrani, zato ga lahko prejemnik po potrebi tudi posluša. Sporočilo se pošlje z enim samim dotikom, prejemnik pa ga lahko pregleda takrat, ko mu ustreza. Informacija tako ni več vezana na telefonski klic in prekinitev dela – hkrati pa ostane zabeležena, kar je priročno za Pisarno.

Na primer: Teren sporoči, da je porabil določen material ali da bo čez osem mesecev potreben servis, Pisarna pa lahko informacijo takoj uporabi za naročilo materiala, preverjanje zaloge ali načrtovanje termina.

Zakaj imeti dokumente povezane s karticami?

Dokument brez konteksta hitro postane samo še ena datoteka.

Ko je povezan s pravo kartico, je jasno, na katerega zaposlenega, delo ali naročnika se nanaša, zato ga lahko kasneje lažje najdemo in razumemo.

Dokumentacija tako ni samo arhiv. Postane vir informacij za prihodnje delo in odločitve.

Kako delujejo pametne priponke?

Priponka ni več samo ime datoteke, kot so ponudba.pdf, scan366.pdf ali dobavnica 27/2026.

Pomočnik prepozna vsebino dokumenta in jo prikaže že brez odpiranja. Namesto nejasnega imena lahko takoj vidite, kaj je v dokumentu. Informacije v dokumentih lahko tudi iščete po ključnih besedah.

Kaj se zgodi z dokumenti, ki jih obdela AI?

AI pomaga prepoznati in urediti informacije iz dokumentov, da jih lahko podjetje hitreje najde in uporabi. Dokument tako ni samo shranjen v sistemu, ampak postane uporaben del informacij podjetja.

Kako omogočiti prejemanje obvestil v nastavitvah brskalnika?

V nastavitvah brskalnika dovolite Pomočniku pošiljanje obvestil na vašo napravo. Če ste dovoljenje že zavrnili, ga lahko kadar koli ponovno omogočite v nastavitvah dovoljenj za obvestila v brskalniku.

Google Chrome

1. Odprite Nastavitve → Zasebnost in varnost → Nastavitve spletnih mest → Obvestila.
2. Med dovoljenimi spletnimi mesti dodajte našo stran oziroma ji nastavite Dovoli.

Microsoft Edge

1. Odprite Nastavitve → Privacy, search, and services → Site permissions → All sites.
2. Izberite našo stran in pri Notifications izberite Allow.

Mozilla Firefox

1. Odprite Nastavitve → Zasebnost in varnost → Dovoljenja → Obvestila → Nastavitve.
2. Poiščite našo stran in nastavite dovoljenje na Dovoli.

Safari (Mac)

1. Odprite Safari → Settings → Websites → Notifications.
2. Poiščite našo stran in izberite Allow.

Če obvestil še vedno ne prejemate

Po spremembi nastavitev ponovno odprite Pomočnika oziroma osvežite stran. Če so obvestila dovoljena, pa jih še vedno ne prejemate, preverite tudi, ali jih operacijski sistem oziroma naprava ne blokira.

Pozor: na iPhone-u ni piska ob prejetju novega sporočila

Pisk ob prejetju novega sporočila je trenutno mogoč le na napravah Android. Pisk na telefonih iPhone bomo kmalu dodali.

Manj usklajevanja in prekinitev

Koliko časa vsak dan izgine z vprašanji: Kje je to? Kaj je bilo dogovorjeno? Je že narejeno? Kdo ima dokument? Kaj se dogaja na terenu?

Vsak telefonski klic in vsako iskanje informacij prekine delo vsaj dveh ljudi. Pisarna in teren sta pogosto dva ločena svetova.

Pomočnik ju poveže v en sistem, kjer vsi operirajo z istimi podatki, informacije se zbira sproti in od vseh. Zato je manj nepotrebnega usklajevanja, manj je napak pri prenašanju informacij med sabo, manj motenja zaposlenih in več časa ostane za dejansko delo.

Vodja ve, kaj se dogaja

Vodji ni treba vedeti vsega. Mora pa vedeti, kaj je pomembno, kje je potrebno njegovo vodenje in kje njegova odločitev.

Namesto klicanja na teren in iskanja informacij ima pregled nad tem, kaj je opravljeno, kaj čaka in kje je težava. Podjetja ne vodi več predvsem po telefonu, ampak na podlagi dejanskega pregleda nad delom.

Znanje podjetja ne odide z zaposlenim

Vsak zaposleni skozi delo pridobi znanja in informacije o naročnikih, postopkih, dogovorih, dokumentih in rešitvah. Ko odidejo, del tega znanja odide z njimi.

Pomočnik ta vedenja sproti zbira in povezuje z delom. Kar se je podjetje enkrat naučilo, lahko ostane podjetju.

Operativni spomin podjetja

Informacije, ki se danes uporabljajo pri delu, sčasoma postanejo znanje podjetja. Iz njih nastaja operativni spomin – zgodovina dela, naročnikov, odločitev in izkušenj, ki pomaga pri naslednjem poslu, novem zaposlenem ali pomembni odločitvi.

Umetna inteligenca bo kmalu postala nepogrešljiv del vsakodnevnega poslovanja, največ vrednosti pa bo imela tam, kjer pozna kontekst podjetja, njegove odločitve in povezave. Operativni spomin ji omogoča, da to znanje uporabi v polni meri – in iz UI naredi pomočnika, ki podjetje zares pozna.